En el ciclo de vida que nos hemos dado septiembre supone la vuelta a clase. Y no solo para los que se dedican a estudiar, también para las empresas.

Es un hito diferente al del comienzo de cada ejercicio. Quedan por delante casi cuatro meses para cerrar el ejercicio, en la mayor parte de los casos, y supone la última oportunidad de enderezar el rumbo, de aprobar en diciembre.

 

grupo_pieLa mayoría de la plantilla acaba de tomar las vacaciones y, se supone que, vienen con renovadas energías, con buena predisposición, habiendo borrado del disco duro los posibles acontecimientos negativos acumulados durante el primer semestre. Es el momento adecuado de canalizar las energías positivas al cumplimiento de los objetivos.

Evidentemente cada empresa tiene su propia dinámica, pero voy a describir una guía de lo que entiendo hay que realizar en todas las compañías.

Primera fase: equipo directivo, ponerse al día.
Hemos ido haciendo el seguimiento del primer semestre. Quizás nos hemos despistado un poco en julio con la junta general, elppto_pantalla impuesto de sociedades, los requerimientos del registro mercantil y, sobre todo, de terminar asuntos antes de vacaciones. Incrementando las dificultades el hecho de tener parte de la plantilla de vacaciones. ¿Qué ha pasado en julio y agosto?
Es necesario hacer un hueco para examinar a fondo la información cerrada al mes de agosto. Si lo estamos haciendo bien antes del 15 de septiembre tendremos la información. No basta con tener los datos contables de Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Balance. Debemos disponer de toda la información corporativa diseñada; información de ventas, con el adecuado desglose, de producción y costes, márgenes, situación de cobro (importante tras el paréntesis de vacaciones). Posición de tesorería y su previsión hasta final de año. Endeudamiento. Información de la plantilla. Gastos generales. Indicadores de todo tipo definidos. Y todo ello comparado con el presupuesto y considerando la proyección hasta final de año. En el caso de que tengamos Control de Gestión la información llegará analizada y con propuesta de medidas correctoras. Es importante que el plan sea realista, aunque sea muy exigente, pero posible. En algunos casos será conveniente corregir el presupuesto del año, al alza o a la baja.

desempenoNo menos importante que toda la información anterior es disponer del grado de cumplimiento del desempeño. Cada directivo, del personal a su cargo. Tener establecido el sistema, y hacer uso inteligente de él es altamente recomendable. Se trata de aumentar, de manera importante, el rendimiento de la plantilla de una manera objetiva.

Segunda fase: equipo directivo, analizar la información y establecer las líneas de actuación y medidas correctoras con su importancia relativa.
control-de-gestionA veces esta fase requerirá algunas reuniones para ponerse de acuerdo y elaborar el plan a corto plazo. También en algunos casos requerirá atribuir responsabilidades concretas a determinadas personas de la plantilla.

Tercera fase: Comunicar el diagnóstico de la situación del ejercicio, el plan de actuaciones y objetivos a corto plazo.
directivos_mesaCada empresa lo hará de una manera diferente en función de sus circunstancias. En algunos casos será conveniente una reunión de directivos y mandos intermedios, en otros de toda la plantilla y en otros se tratará de explicar el plan a través de la cadena jerárquica.
Resulta trascendental la manera de comunicarlo. El CEO tiene que estar involucrado. Hay que transmitir siempre rigor y seriedad, al mismo tiempo que entusiasmo y ánimo. Soy partidario de la transparencia ya que considero que es una manera de motivar la plantilla; la realidad y sus consecuencias sean buenas o malas.

dinamicas-de-grupoTambién cada jefe tiene que comunicar individualmente a cada subordinado el estado del cumplimiento de su desempeño, el grado de cumplimiento de sus objetivos marcados. Todavía tiene arreglo. En muchos casos supondrá dar oportunidades a determinadas personas, en alguno la última oportunidad.

Todo este proceso debería estar terminado para final de mes, para tener tres meses para corregir el rumbo hacia el cumplimiento del presupuesto anual.

En Atrilo disponemos de metodología para diseñar un sistema de reporting corporativo o un sistema de control de gestión. Son herramientas que permiten mejorar la gestión hacia un mundo más eficiente. Constituye su oportunidad, no la deje pasar, será una de las inversiones más rentables que haya realizado.