Es el tema de moda. Las charlas o conferencias sobre digitalización están por todas partes.
El pasado 22 de julio de 2016 yo mismo escribía en este blog sobre el proyecto de digitalización en las Pymes. Sigue siendo válido todo lo que allí decía.

Las grandes compañías, sobre todo las operadoras, o las tecnológicas son las que están liderando las sesiones dedicadas a la digitalización. En general se insiste en la adaptación de la Web, el comercio electrónico, ERP, la robotización, Big Data, etc., pero no se da una visión de conjunto. Se insiste en la necesidad de impulsar el proyecto desde la alta dirección. Todo esto es necesario, pero no suficiente.

Conviene aclarar y sistematizar, a riesgo de que este post quede demasiado extenso, respondiendo a tres cuestiones claves:

¿Cuál es el contenido de un proyecto de digitalización?

• Afecta a todo el Modelo de Negocio.

• Es preciso seguir la evolución de los mercados (internos y exteriores) y su segmentación. El uso de la nueva tecnología puede suponer que nuestro producto o servicio sea competitivo en nuevos mercados. La propia existencia de determinadas tecnologías modifica su segmentación, apareciendo nuevos segmentos o desapareciendo otros. Es posible que se vislumbren nuevos nichos de mercado. Este análisis hay que hacerlo siempre distinguiendo entre usuarios y clientes.
• Los productos o servicios deben evolucionar de acuerdo con las últimas tendencias tecnológicas y la evolución de las tendencias sociales. Siempre buscando el valor que aportan nuestras propuestas. Siguiendo la máxima de Rafael Domínguez de Gor: “hay que ser buenos en todo y los mejores en algo”.
• La forma de relacionarse con usuarios/clientes. Este es uno de los puntos donde más se insiste en todas las jornadas sobre digitalización. Es importante el acceso Web, el comercio electrónico (cuando proceda) y el uso adecuado de redes sociales, pero no es lo único. También cabe hablar del nuevo marketing y las herramientas: CRM y Big data, que permiten llegar al cliente con una propuesta personalizada.
• Revisar los canales de distribución utilizando nuevas tecnologías aplicadas al transporte o nuevas compañías de servicios especializados.
• La estructura de tarifas y precios, los márgenes, la facturación, las formas de cobro también hay que revisarlos. Haber actuado sobre los costes de producción permitirá precios más competitivos. Un servicio o producto nuevo podrá aportar un mayor margen, pero su ciclo será más rápido que el de los productos maduros, hay que planificarlo.
• Los recursos necesarios. Empezando por la plantilla. La tecnología permite eliminar labores básicas introduciendo robots, de software o mecánicos. Permite aumentar la productividad del recurso humano. También hay que formarlo y entrenarlo adecuadamente. El trabajo se ha vuelto mucho más flexible en todos los aspectos, pero especialmente en el tiempo y lugar de trabajo, lo que permite mejorar la calidad de vida y la conciliación de la plantilla. Nuevos recursos tecnológicos aplicados a las instalaciones o a la gestión.
• Adecuar los procedimientos y las actividades al avance de la tecnología, aportando simplicidad, rapidez y economía. La inmediatez en la satisfacción al cliente, su seguimiento, etc. Procedimientos de control, el Compliance penal.
• Repensar las asociaciones clave. La evolución es tan rápida que es preciso analizar las actividades que se incluyen en el core business, que hay que reforzar y actualizar. Las otras podrán ser resueltas por compañías especializadas asociadas.
• La producción es otro de los puntos clave en el proceso de digitalización. La utilización de la última tecnología para fabricar productos o prestar servicios es muy importante. Conseguir productividad, costes mínimos, procesos rápidos y sostenibles con respeto al medio ambiente y a las normas éticas.
• Los costes de soporte también hay que revisarlos, buscar la mayor productividad basada en las nuevas tecnologías. Externalizar los procesos que no son clave y pueden ser resueltos por otras compañías.

• Todo hay que revisarlo en clave de nuevas tecnologías.
• Si no evoluciona adecuadamente la empresa irá perdiendo posiciones en el mercado, a veces muy rápidamente.
• Es un proceso continuo, no hay paradas en el camino.
• Hay que hacer un traje a medida en cada caso. Un proyecto global.

¿Cómo se puede abordar para que sea exitoso y eficiente?

• El proceso hay que abordarlo con metodología controlada, sin improvisaciones. Tampoco delegarlo a terceros. Analizar las necesidades, proponer soluciones y definir, finalmente, el modelo.
• Es una labor de equipo. Tiene que participar toda la plantilla.
• También forman parte del equipo profesionales externos cualificados en diseñar un proyecto, controlarlo y gestionarlo.
• Elegir los proveedores del proyecto. No empezar la casa por el tejado eligiendo a los proveedores para que diseñen el proyecto.
• No hay dos proyectos iguales. Hay profesionales con experiencia en el diseño de proyectos.
• Hay que explicar muy bien el proyecto a todos los interesados en la empresa, implicarlos en su desarrollo. Convencer de la necesidad del cambio. La correcta comunicación del proyecto tiene una responsabilidad importante en el éxito.
• El proyecto tiene que contener una programación en el tiempo, contemplando objetivos, recursos y logros en cada fase.
• Es necesario introducir indicadores que midan la eficacia del cambio.

¿Cuáles son los errores que se pueden incurrir?

• No hacer nada. Pensar que vale lo de toda la vida.
• Temor y resistencia al cambio.
• Creer que basta con los recursos de regulación. Hay que introducir recursos de cambio.
• Delegar la dirección del proyecto.
• Pensar que se ahorra al no contratar a los profesionales adecuados.
• No tener un Plan.
• Ponerse en manos de una compañía de IT.
• No implicar a la plantilla.

Finalmente, una recomendación: recurra a una empresa consultora con experiencia en este tipo de procesos para diseñar el plan y ejecutarlo. Es como proyectar y construir un edificio: necesitamos un arquitecto, un proyecto, unos proveedores y una dirección de obra. Evidentemente el interesado tiene que incidir de manera importante en cada fase, si no es así el edificio construido no responderá a sus necesidades.